情報洪水から逃れるための 10 ステップ

http://www.usability.gr.jp/alertbox/20040105.html

(via http://www.enatural.org/archives/000878.html#more)

優先順位をつけて、できるだけ仕事の中断を減らしたいところです。

要約：

優先順位をうまくつけ、仕事の中断を減らし、情報を凝縮して、見つけやすく管理しやすい状態にしておけば、生産性はより向上し、同僚の時間を無駄にすることもなくなる。

個人で対処できるのは最初の６stepだそうです。３は実際に気をつけていますし、６のインスタントメッセージはほとんどつなげていません。

1,四六時中、電子メールをチェックしないこと。大きなプロジェクトの合間に休憩をとり、この時間をメールの処理にあてる。メールにプロジェクトの邪魔をさせない。優先順位に関して、コンピュータの言うなりにならない。電子メールソフトの Biff 機能（電子メールが届くたびに動作するわずらわしいベル音や、画面点滅などの機能）を停止させよう。Microsoft Outlook の場合、ツール > オプション > 全般を開き、「メッセージが届いたら音を鳴らす」のチェックを外せばよい。

2,電子メールの返事を送るとき、「全員に返信」を使わない。軍隊では根強い人気のある「知るべき」原則にしたがい、その返信内容から実際に利益が得られる人にのみ、フォローのメッセージを送ろう。

3,電子メールにはわかりやすい件名を使おう。受信者は忙しくて「こんにちは」のような、できの悪い件名のメールを開いている時間はないと思っていたほうがいいだろう。

4,個人的なメール、およびニュースレターのための専用の電子メール・アドレスを設けよう。このアカウントは 1 日に 1 回しかチェックしないようにする。（もし、フィルター機能を使いこなせるくらいのオタク度があるなら、フィルターを使ってメールの仕分けと優先度を決めよう。残念ながら、現状では平均的ユーザには難しすぎる）

5,短く書こう。『ハリー・ポッター』の作者は、電子メールのお手本には向いていない。

6,リアルタイムのやり取りに真の価値があるコミュニケーションでない限り、インスタント・メッセンジャーの使用は避けよう。同僚の手を 1 分止めさせると、結果的に彼らの生産性を 10 分奪うことになる。それまでやっていたことを思い出し、「流れ」を取り戻すのに時間がかかるからだ。インスタント・メッセンジャーで本当に価値のあるメッセージは、間接費の 1000 ％の価値があるものだけだ。

また、企業としてできることも、応用できそうです。

7,顧客からよく聞かれる質問の回答をウェブサイトに掲載する。わかりやすく、簡潔な言葉を使うこと。これで顧客は多くの時間を節約でき、あなたの評判は上がる。やっかいな顧客からの電話や電子メールで時間を取られる心配もなくなるだろう。

8,イントラネットのユーザ調査を行う。すっきりと整理して、従業員が、欲しいものをすぐに見つけられるようにしよう。また、必ずイントラネットのホームページから入るようにして、そこで企業内のニュースやイベントが一目でわかるようにしておく。

9,全従業員あての社内メールは流さない。そのかわり、イントラネットに載せよう。そうすれば、必要なときにいつでも見ることができる。（もっとも、これは、イントラネットのユーザビリティが修正済みだとしての話だが）

10,電子メールは即答の必要なし、という企業文化を定着させる。従業員は、絶え間ないメール・チェックの重圧から開放され、より多くの仕事を成し遂げることができる。